Das Eisenhower-Prinzip beschreibt die Unterschiede zwischen Wichtigkeit und Dringlichkeit und liefert Anregungen, wie du deine Ziele erreichst, ohne dich zu verzetteln.
Wenn du deine Ziele erreichen möchtest, ist es wichtig, die zur Verfügung stehende Zeit möglichst optimal einzusetzen und deine Zeit nicht mit unwichtigen Dingen zu vergeuden.
Doch wie geht das am besten?
Dazu möchte ich dir von einem Erlebnis berichten
Auf eine telefonische Anfrage eines Interessenten antwortete ich:
„Danke für die Anfrage. Ich empfehle dir gerne einen Kollegen, der zu diesem Auftrag besser passt.“
Mein Gesprächspartner wirkte erst verdutzt, aber dann sehr erfreut.
Meine Einstellung:
Warum soll ich einen Auftrag übernehmen, der nicht zu mir passt? Bei dem ich wahrscheinlich keine erstklassige Leistung liefern würde?
Zielsetzung
Am Anfang aller Überlegungen steht die Definition der zu erreichenden Ziele:
- Was ist dir wichtig?
- Welche Ergebnisse möchtest du erzielen?
- Welche Prioritäten gelten für deine Tätigkeiten?
Erst wenn du dir darüber klar geworden bist, macht es Sinn, sich weitere Gedanken über das Zeitmanagement zu machen.
Das Eisenhower-Prinzip
Nach Eisenhower ist es erforderlich, zwischen wichtigen und dringlichen Dingen zu unterscheiden.
Häufig lassen sich die Menschen von dringlichen aber weniger wichtigen Dingen davon abhalten, die eigentlich erforderlichen Tätigkeiten anzugehen und verlieren so den Überblick über die strategisch richtige Vorgehensweise.
Wichtigkeit
Wichtig sind alle Dinge, die für die Erreichung deiner vorrangigsten Ziele erforderlich sind. Vernachlässigst du die wichtigen Dinge, wirst du deine strategischen Ziele nie erreichen.
Dringlichkeit
Dringlich sind nach dem Eisenhower Prinzip alle Tätigkeiten, die aus einem bestimmten Grund sehr bald erledigt werden müssen.
Dieser zeitliche Zwang wird einem Menschen häufig von außen auferlegt und ist nicht in allen Fällen von einem selber zu beeinflussen.
Abgabefristen, Öffnungszeiten und sonstige Termine können eine Dringlichkeit hervorrufen.
Welche Aktivitäten haben Priorität?
- Mit hoher Priorität erledigst du die Dinge, die sowohl wichtig als auch dringlich sind.
- Wichtige Dinge, die aber nicht dringlich sind, planst du für später ein.
- Dringliche Aufgaben, die aber nicht wichtig sind, delegierst du oder erledigst sie selbst mit geringer Priorität.
- Unwichtige und nicht dringliche Aktivitäten, streichst du sofort von der Aufgabenliste.
Durch eine vorausschauende Planung kann es gelingen, erst gar keine dringlichen Aufgaben entstehen zu lassen.
Dadurch kannst du dich souverän und mit voller Kraft den wirklich wichtigen Aufgaben widmen.
Beispiele
- Wenn ein Feuer im Haus ausbricht, ist sowohl wichtig (weil das eigene Leben daran hängt) als auch dringend (weil sofort etwas geschehen muss), dass du das Gebäude verlässt und die Feuerwehr verständigst.
- Wenn an der Haustür ein Staubsaugervertreter klingelt, ist es zwar dringlich, die Tür zu öffnen (weil es nur Sinn macht, die Tür sofort zu öffnen), aber eher unwichtig (weil du eigentlich gar keinen neuen Staubsauger benötigst).
- Weiterbildungen (zum Beispiel zusätzliche Sprachkenntnisse) sind wichtig (weil die eigene Karriere davon abhängt), aber nicht dringlich (weil du die Schulungen auch in 2 Wochen noch durchführen kannst).
Freiraum für wichtige Aufgaben
Jeden Tag fliegen „dringliche“ Aufgaben auf deinen Schreibtisch. Die unbedingt und sofort erledigt werden müssen. Die aber, wenn du wirklich darüber nachdenkst, nicht dazu beitragen, dass du deinen Zielen näherkommst.
Daher meine Einladung: Finde Strategien, dich von diesen Zeitfressern freizumachen.
Du kannst zum Beispiel
Aufgaben an externe Dienstleister delegieren
Buchhaltung und Steuererklärung macht jemand für dich, der sich genau darauf spezialisiert hat.
Das gleiche gilt für Detailaufgaben in deinem Fachgebiet (Bildretusche bei Fotografen etc., Videoschnitt bei Filmern, Grafikerstellung und Social Media Betreuung bei Coaches und so weiter)
Mitarbeiter beauftragen
Eine virtuelle Assistentin ist schnell gefunden und beauftragt. Sie entlastet dich von zeitaufreibenden Routinetätigkeiten und ist ein erster Schritt zum Aufbau deines Teams.
Die nächsten Schritte können ein Mini-Jobber oder eine Vollzeitkraft sein.
Nein sagen
Zu vielen Aufgabe kannst du auch einfach „Nein“ sagen. Tritt einen Schritt zurück und überlege dir: Was wird geschehen, wenn ich diese Sache nicht mache? Oft ist die Auswirkung geringer als du im ersten Moment denkst.
Kunden und Aufträge ablehnen
Du hast eine klare Positionierung und weißt genau, welche Wunschkunden du ansprechen möchtest. Das sind die Aufträge, bei deinen du in deiner Kraft bist und deinen Kunden am besten helfen kannst.
Also liegt es nahe, alle anderen Anfragen abzulehnen.
Es hilft weder deinem Kunden noch dir, wenn du Dinge tust, die nicht zu dir passen. Weil du dann keine Top-Leistung liefern wirst. Und genau das hat dein Kunde verdient. Und du auch.
Meine Einladungen an dich
- Suche dir noch heute eine Tätigkeit aus, die du nicht mehr selbst machen möchtest. Und dann findest du eine Person, die das besser, schneller und günstiger übernehmen kann als du.
- Entscheide dich noch heute, eine Aktivität nicht mehr zu tun. Weil sie nichts oder zu wenig dazu beiträgt, deine Ziele zu erreichen.
Fazit
Konzentriere dich auf die wichtigsten Aktivitäten und finde Wege, dich von allen anderen Aufgaben zu befreien. Nur so wirst du erfolgreich sein.